Kapazitäts- und Ressourcenplanung zur Unterstützung des PEP

Die BAUER Maschinen GmbH (BMA) will ihren Weg als weltweit führendes Unternehmen für die Entwicklung und Fertigung von Spezialtiefbaumaschinen fortsetzen. Mit der Einführung einer integrierten Software-Lösung zur Planung und Steuerung des Ressourceneinsatzes bei BMA soll dabei eine optimierte Auslastung der Entwicklungs- und Konstruktionsressourcen über alle Geschäftsbereiche sowie eine schnelle Reaktionsfähigkeit bei Prioritäts- und Terminänderungen von Entwicklungsprojekten erreicht werden.

Dank der Expertise des Tiba Software Center (seit März 2014 Tiba Technologieberatung GmbH) konnte die Auswahl, die Implementierung und das Roll-Out inklusive der Mitarbeiterschulungen in einem Zeitraum von acht Monaten erfolgreich realisiert werden.

Bereits 2010 hatte sich die BMA dazu entschieden, die internen Prozesse in der Produktentwicklung des Unternehmens weiter zu optimieren, um so den veränderten Marktgegebenheiten offensiv zu begegnen. Eine geeignete Software-Lösung sollte dabei die Planung und Steuerung der Unternehmensressourcen verbessern. Als es darum ging, aus dem Angebot die geeignete Lösung auszuwählen, nahm Christoph Pfister, kaufmännischer Manger der BMA, den Kontakt zum Tiba Software Center (seit März 2014 Tiba Technologieberatung GmbH) auf.

Auswahl einer Software für die Kapazitäts- und Ressourcenplanung
Das Unternehmen hatte sich zuvor über bestehende Lösungen erkundigt. Eine der ersten Aufgaben von TibaSC im Auftrag der BMA bestand deshalb darin, die bereits begonnene Evaluierung der Software qualitativ zu prüfen und gegebenenfalls zu bestätigen. Nach erfolgtem Review organisierte TibaSC Herstellerpräsentationen mit den Shortlist-Kandidaten Planisware (Planisware 5) sowie Planta (Planta Project) und präsentierte überdies als Ergänzung die Software Microsoft Project Server 2010.

Als Entscheidungsgrundlage erstellte TibaSC einen Vergleich der zuvor genannten Systeme mit Bezug zu den prozessualen, funktionalen und nicht funktionalen Anforderungen von BMA. Auf Basis dieses Vergleichs und der eigenen Bewertung entschied man sich schließlich im März 2011 für die Software Planta Project - das Nachfolgeprodukt des seit 1980 am Markt vertretenen Multiprojektmanagementsystems Planta PPMS.

Im Unterschied zu Vorgänger PPMS bietet Planta Project jedoch zusätzlich prozessorientiertes Projektmanagement nach DIN 69901-2, PMI®, PRINCE2® oder kundenindividuellen Prozessmodellen mit komplett überarbeiteter, workflow-orientierter Oberfläche. Bei dem System handelt es sich um ein skalierbares und web-fähiges 3-Tier Client-Server-System mit zentraler Datenverwaltung.

TibaSC (seit März 2014 Tiba Technologieberatung GmbH) als rechte Hand der Projektleitung im Software Einführungsprojekt
Das Projekt zur Einführung, Konfiguration und Integration von Planta Project bei BMA begann Ende Juli 2011. Die Herstellerfirma Planta hat für Projekte zur Einführung ihrer Software inklusive einem sinnvollen Maß an kundenspezifischen Anpassungen einen Standardprojektplan. Dieser veranschlagt für die Durchführung einer Einführungsschulung, mehreren Workshops zur Erstellung eines Fachkonzeptes, den Zeitraum zur Anpassung der Software sowie für das Ausrollen und schulen der Software einen Zeitraum von etwas mehr als drei Monaten.

Gemäß diesem Projektplan startete das Einführungsprojekt zunächst mit einer Planta-Anwenderschulung für das Projektkernteam. Dieses bestand neben dem BMA-Einführungsprojektleiter Marco Pfeiffer, dem Leiter der Entwicklungs- und Konstruktionsabteilung (EK) Thomas Elsner und Christoph Pfister noch aus drei EK-Gruppenleitern, dem vorgesehenen Systemadministrator sowie den Tiba Mitarbeitern Martin Rudolph, Thorsten Gather und Josefine Löffler. Auf diese Weise wurden die Mitglieder des Kernteams bereits zu Beginn der Konzeptphase für die Möglichkeiten und Einschränkungen der ausgewählten Software sensibilisiert.

Der Standardprojektplan sah anschließend drei jeweils zweitägige Workshops zur Erarbeitung eines Fachkonzeptes für die Konfiguration, Anpassung und Integration von Planta bei BMA vor. In diesen Workshops wurde in kleineren, themenbezogen zusammengesetzten Gruppen aus Kernteammitgliedern und einem Berater von Planta ein Fachkonzept mit detaillierten und teilweise über den Systemstandard hinausgehenden Anforderungen an Planta Project erarbeitet. TibaSC agierte in dieser Konstellation als rechte Hand der Projektleitung des Kunden (vgl. Abbildung 1). So konnte die Erfahrung und Expertise des Teams beim Erarbeiten, Prüfen und Bewerten von Anforderungen sowie bei der Erstellung von Fachkonzepten optimal eingesetzt und sichergestellt werden, dass alle sinnvoll umsetzbaren fachlichen Anforderungen von BMA fachlich, technisch und formal korrekt im Fachkonzept eingearbeitet wurden.


Abb. 1
Zusammenarbeit im Rahmen der Einführung einer integrierten Software-Lösung

Eine besondere Herausforderung bei der Konzeption der BMA-spezifischen Implementierung von Planta Project bestand darin, einen geeigneten Umgang mit sogenannten PEP3 Projekten und Kleinaufträgen im Hinblick auf Planung, Steuerung und SAP-Anbindung zu definieren, da für diese Sonderfälle in aller Regel keine eigenen Projektpläne in Planta sowie keine eigenen PSP-Nummern in SAP angelegt werden sollen. Hier wurde ein detailliertes Konzept erarbeitet, dass eine sehr grobe Termin- und Ressourcenplanung derartiger Vorhaben nur für einen Zeithorizont von etwa 6 bis 8 Wochen in sogenannten Sammelprojektplänen vorsieht. Für Mittel- und Langfristbetrachtungen im Hinblick auf Kapazitäts- und Ressourcenplanung wird in Planta eine Grundlast für PEP3 Projekte und Kleinaufträge hinterlegt, die automatisch für das detailliert betrachtete Zeitfenster wieder gelöscht wird, um Redundanz zu vermeiden.

Abb. 2
SAP-Schnitttelle
 
Das finale Konzept behandelte schließlich - in einem umsetzungsreifen Detaillierungsgrad beschrieben - unter anderem die Themenkomplexe

  • Rollen- und Berechtigungen in Planta Project
  • Kundenindividuelle Menüs, Module und Berichte
  • Zusatzfunktionalitäten zur Behandlung von PEP3 Projekten und Kleinaufträgen
  • SAP-Schnittstelle (vgl. Abbildung 2)
  • Systemdokumentation

Systemabnahme und Übergang in den Produktivbetrieb
Die in den Workshops vereinbarten Anpassungen an der Standard-Software wurden nach der Übergabe des Fachkonzeptes von Planta umgesetzt.

Für Test und Abnahme der fertigen Lösung hatte TibaSC (seit März 2014 Tiba Technologieberatung GmbH) basierend auf Fachkonzept und Workshop-Dokumentationen ein rollen- und prozessgetriebenes Testkonzept entworfen. Dieses wurde im September 2011 wie vorgesehen gemeinsam von Planta, TibaSC und dem BMA-Kernteam durchgearbeitet.

Da die SAP-Schnittstelle zu diesem Zeitpunkt noch nicht vollständig umgesetzt war, konnte die endgültige Abnahme des Systems nicht - wie ursprünglich vorgesehen - im September erfolgen. Das System konnte jedoch wenige Tage später zunächst ohne die Schnittstelle produktiv gesetzt werden und stand fortan für Datenmigration, Schulung und Produktivbetrieb zur Verfügung.
Datenmigration und Anwenderschulung in Planta Project

Im Anschluss an die Produktivsetzung des Systems übernahm TibaSC ab Oktober kurzfristig auch die Schulung der einzelnen Mitarbeitergruppen am BMA-spezifisch angepassten System. Dabei wurden von TibaSC rollenspezifische Trainingskonzepte für Projektleiter, Gruppenleiter, Projektmitarbeiter und das Management ausgearbeitet, Schulungsunterlagen erstellt und Vor-Ort-Trainings bei der BMA durchgeführt.

Darüber hinaus half TibaSC dabei mit, eine schnelle und reibungslose Datenmigration zu gewährleisten. Dies geschah, indem die vorhandenen Projektpläne an den neu entworfenen PEP-Prozess angeglichen und in sinnvollem Maß vereinheitlicht sowie schließlich in die Planta Datenbank übernommen wurden.

Mitarbeiter der Tiba Projektservice GmbH unterstützen BAUER zudem in der Betreuung der Anwender, im Projektcontrolling sowie bei administrativen Tätigkeiten.

Fazit und nächste Schritte
TibaSC hat gemeinsam mit BMA und dem Projektmanagement Software-Hersteller Planta zwischen März 2011 und Oktober 2011 ein Software Auswahl- und Einführungsprojekt vom Anfang bis zum Ende durch Reviews, Konzeptarbeit, Steuerungsaufgaben und Mitarbeiterschulungen begleitet. Es zeigte sich dabei, dass die technische und fachliche Expertise und die Erfahrung von TibaSC aus früheren Projekten insbesondere für die Arbeiten am Fachkonzept sowie für die Prüfung der wunschgemäßen Umsetzung der erarbeiteten Anforderungen durch den Hersteller einen deutlichen Mehrwert erbrachte. Als nächste Phase stehen Budgetierungsprozesse und das Projektportfoliomanagement auf der Agenda.

Über den Autor:
Dr. Thorsten Gather
Nach Abschluss seines Wirtschaftsinformatikstudiums an der ehemaligen Bergakademie und heutigen TU Clausthal (Oberharz) stieg Thorsten Gather 2006 als extern promovierender Doktorand bei der Tiba ein. Bis 2010 war er neben seiner Arbeit als Berater, Trainer und Entwickler für die Tiba auch noch am Lehrstuhl für PM und Unternehmensforschung der TU Clausthal beschäftigt und befasste sich dort in Forschung und Lehre mit mathematischen Methoden zur Optimierung von Projektplanungsproblemen.

Seine Kunden im Auftrag der Tiba waren zu Beginn vor allem Automobilzulieferer und Energieversorger, wobei sein Aufgabenbereich neben der operativen Begleitung von Projekten auch die Einführung und Schulung von PM-Software umfasste. Mittlerweile hat sich das Branchen-Portfolio deutlich vergrößert und das Tätigkeitsfeld hat sich in den letzten Jahren immer mehr in Richtung Auswahl, Konzeption und Einführung firmenspezifischer PM-Software-Lösungen entwickelt. Privat lebt Dr.Thorsten Gather seit 2008 in Köln und ist bekennender Anhänger der "fünften" Jahreszeit.

(c) Tiba Technologieberatung GmbH
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