Maßgeschneidertes Ressourcenmanagement bei Merz

Herr Martin Rudolph und Herr Dr. Helmut Wagner vom Tiba Software Center (seit März 2014 umfirmiert in Tiba Technologieberatung GmbH) berichten in ihrem Artikel über die Entwicklung und Implementierung des Ressourcenplanungstools ProMIS.

Diese maßgeschneiderte, kostengünstige Lösung für die Merz Pharmaceuticals GmbH erleichtert das delikate Zusammenspiel von Linien- und Projekt-Organisation im Rahmen der ausgeprägten Matrixstruktur in einem projektorientierten Unternehmen.

Unter dem Dach des mittelständischen Unternehmens Merz GmbH & Co. KGaA in Frankfurt am Main befinden sich zwei weitere Unternehmen:

- Merz Pharma GmbH & Co. KGaA: hierzu gehören mehrere Gesellschaften, wobei dem Verbraucher insbesondere die Marken tetesept® und Merz Spezial® der Merz Consumer Care GmbH bekannt sind.

- Senator GmbH & Co. KGaA: Senator ist ein Schreibwarenhersteller, der circa. 2/3 aller in Deutschland verkauften Mehrwegkugelschreiber herstellt. Weltweit ist Senator unter den Druckkugelschreiberherstellern die Nummer 3. europaweit die Nummer 1. Täglich produziert Senator 1 Millionen Kugelschreiber.

 

Im Frühjahr 2007 wurde das Tiba Software Center (TibaSC) vor dem Hintergrund gestiegener Anforderungen an ein effizientes Projektmanagement von der Merz Pharmaceuticals GmbH mit der beratenden Unterstützung bei der Auswahl einer Projektmanagement Software beauftragt. In der Vergangenheit hatte Merz sich im Wesentlichen auf einlizenzierte Wirkstoffe beschränkt. Die Entwicklung auf selbst entwickelte Wirkstoffe nahm in den letzten Jahren zu. Damit stiegen auch die Ansprüche an eine Verbesserung der Prozesse & Tools.

In der Evaluierungsphase stellte sich heraus, dass vor dem Hintergrund des PM-Reifegrades und der IT-Organisation von Merz die Kaufsysteme, die halbwegs die Anforderungen abdecken konnten, zu mächtig und in der Gesamtbetrachtung der Implementierung zu aufwändig sind. Außerdem waren die Anforderungen, die Merz insbesondere im Hinblick auf die Bedienerfreundlichkeit hatte, nicht ohne erheblichen Anpassungsaufwand in einer Standardsoftware umsetzbar.

Die Kernanforderung
Die Projektplanung bei Merz erfolgt, indem zunächst das Projekt vom Projektteam zeitlich geplant wird. Dabei wird der Projektplan bis auf die Ebenen der Arbeitspakete herunter gebrochen. Die Ressourcenplanung zur Erledigung der Arbeitspakete erfolgt dann durch die betreffenden Linienmanager. Dabei ist zu beachten, dass Projekte eine Laufzeit von mehreren Jahren aufweisen und ein Arbeitspaket (z.B. eine klinische Studie) in der Regel ein Zeitfenster von einigen Monaten abdeckt.

Dieses Vorgehen ist mit folgenden Fragestellungen verbunden
Wie wird weiter detailliert?
Die Zeitleisten des Projektes sind bis zur Ebene Arbeitspaket (AP) geplant. Da die einzelnen Abteilungen unterschiedliche Aktivitäten zur Bearbeitung eines AP durchzuführen haben, ist es nicht sinnvoll, diese abteilungsspezifischen Aktivitäten in den Projektplan einzutragen, da sie nur für eine Abteilung interessant sind.

In welcher Einheit wird geplant?
Der intuitive Ansatz (also zunächst losgelöst von einer Toolunterstützung) funktioniert folgendermaßen: Ich setzte die Mitarbeiterin Meyer vom 12.6. bis 22.7. zu 50% in der Aktivität ... ein. Das heißt: im wirklichen Leben plant man FTE (Full Time Equivalent) innerhalb einer Periode! Dies wird durch den Quadrupel: Ressource, Impact (FTE), Periodenstart, Periodenende vollständig beschrieben.

ProMIS - Das Konzept




Als Lösung der Wahl galt schließlich eine Kombination von Kaufsoftware (die bereits vorhanden war) und Eigenentwicklung. Das Gesamtsystem wurde auf den Namen ProMIS getauft.

In ProMIS bzw. im Modul ACEQ wurden genau die beiden obigen Fragen der Kernanforderung adressiert, indem

  • jede Abteilung unterhalb der Arbeitspakete beliebig viele Aktivitäten definieren   kann und diese Aktivitäten nur von der betreffenden Abteilung gesehen werden (Anforderung an das Berechtigungssystem)
  • die Ressourcenplanung auf FTE Basis stattfindet

Natürlich gibt es auch bei diesem Ansatz Probleme, die gelöst werden müssen. Dazu zählen unter anderem folgende Fragen:

  • Wie erhalte ich aus den Angaben FTE, Periodenstart, Periodenende eine performante Zeitübersicht über die Auslastung von Mitarbeitern, Skills bzw. Abteilungen und schließlich des Unternehmens?
  • Wie funktioniert die Kopplung zwischen Terminplanung und Ressourcenplanung?

Im folgenden Kapitel werden die Umsetzung des Konzeptes und damit die Beantwortung dieser Fragen dargestellt.
Doch zuvor noch eine Ausführung zur FTE - Planung. Interessant ist nämlich dabei, dass - wie im wirklichen Leben - eine implizite Beziehung zwischen dem geplanten Aufwand und dem Zeitraum besteht, in dem die Arbeit verrichtet werden soll.
1: Ist z.B. eine Ressource 5 Tage in einem Zeitraum von 5 Tagen eingelastet worden, so bedeutet das: 1 FTE in dieser betreffenden Arbeitswoche.
2: Bezogen auf den Monat (20 Tage) heißt dies: 0,25 FTE, so dass einem bestehenden "Schlupf" in der Planung automatisch Rechnung getragen wird.

Beispiel für eine Wochendarstellung:

  • Ein Arbeitspaket ist vom 12.03. bis zum 26.03.09 bei einem Aufwand von 0,5 FTE geplant worden.
  • In den Wochen, in denen das AP 100% liegt, wird die Ressource mit 0,5 FTE verplant.
  • In der ersten Woche sind nur zwei Tage in dem Zeitfenster, so dass die Auslastung für diese Woche 0,2 FTE beträgt.


Die Umrechnung der FTE Auslastung je Periode wird von der Anwendung ProMIS im Modul ACEQ automatisch vorgenommen.

Die Betrachtung einer Planung über FTE statt über Personentage hat den Vorteil, dass

  • man sich keine Gedanken über Brutto- und Nettoverfügbarkeiten machen muss.
  • eine Linieneinheit für Berichte mit einer Umrechnung FTE in WD (Work Days) selbst konfiguriert, wie viel in dieser Unit 1 FTE tatsächlich an Tagen bedeutet (in der einen Unit ist 1 FTE im Jahr 200 WD in einer anderen Abteilung 175 WD).
  • bei langläufigen Arbeitspaketen sich eine FTE Planung an der Denkweise des Planers orientiert (bei APs mit 5 Tagen Dauer plant man unter Umständen einen Aufwand von 2 WD ein; bei APs mit einer Dauer von 2 Monaten ist die Denke des Planers eher, dass dies jemand mit 50% seiner Verfügbarkeit macht).
  • für eine Ressourcenplanung, die auf die Zukunft (sogar mittel- bis langfristig) ausgerichtet ist und die den Schwerpunkt von Machbarkeiten, Staffing Prozessen etc. hat, stets in den geschätzten Aufwandswerten ein Unsicherheitsfaktor implizit vorhanden ist. Eine FTE Planung modelliert dies besser als eine Scheingenauigkeit in WDs.

Natürlich sind - nebenbei bemerkt - für die Verrechnung von Istaufwänden in der Rückwärtsbetrachtung Tage und Stunden dagegen die besseren Einheiten als FTE.


ProMIS - Die Umsetzung

Der zentrale Planungsschirm in ProMIS ist in der folgenden Abbildung dargestellt:


Im oberen Teil des Fensters werden die Daten von Arbeitspaketen und Meilensteinen angezeigt, sowie der Planungsstatus mit seiner zugehörigen Schaltfläche. Die Arbeitspaket- bzw. Meilensteintermine stammen aus einem MS-Project Plan, der ergänzt um weitere Informationen in Custom-Fields in ProMIS importiert wird.

Darunter befindet sich der Bereich, in dem der Planer unter Verwendung der Informationen aus dem oberen Teil des Fensters die einzelnen Aktivitätszeilen eingibt. Diese enthalten neben dem Namen der Aktivität die ausführende Ressource sowie den Planaufwand in einem spezifischen Zeitraum. Dabei können sowohl generische als auch Normalressourcen geplant werden.

Im rechten unteren Quadranten werden alle Aktivitäten der Ressource dargestellt, in deren Aktivitätenzeile die mit einem Pfeil versehene Schaltfläche gedrückt wurde. Der "Grafik-Button" führt zu einer sowohl tabellarischen als auch grafischen Darstellung der Auslastungen für Mitarbeiter und Skillgruppe innerhalb der Abteilung.


Man beachte die Zeitskalenauswahl im oberen Bereich der Grafik.
Mit Auswahl von Startdatum und Einheit (Woche/Monat/Quartal/Jahr) lässt sich die Darstellung flexibel anpassen.

Während diese Angaben hauptsächlich ressourcenbezogen sind, lassen sich natürlich aus den Zeitangaben Kapazitätsübersichten über die Abteilung generieren. So führt die Schaltfläche Capacity Overview zu einer Abteilungsübersicht, in der alle Mitglieder dargestellt sind. Dabei ist zu beachten, dass bei Merz als weitere Gliederungsebene Functions (Skill) eingezogen wurde, da eine Abteilung Mitarbeiter unterschiedlicher Skills haben kann, die daher nicht untereinander austauschbar sind.



ProMIS - Der Kundennutzen
Mit dem Ressourcenplanungstool ProMIS wurde bei Merz eine maßgeschneiderte, kostengünstige Lösung implementiert, die das delikate Zusammenspiel von Linien- und Projekt-Organisation im Rahmen der ausgeprägten Matrixstruktur in einem projektorientierten Unternehmen erleichtert, indem

  • die Ressourcenplanung toolgestützt dezentral von den Linienmanagern durchgeführt wird,
  • die Ressourcenplanung eines Linienmanagers nicht die Ansicht des Projektplans aufbläht,
  • eine FTE Planung die Abbildung der Planungsrealität erlaubt.

Der zentrale administrative Aufwand zur Betreuung ist gering, da beispielweise Berechtigungen dezentral (unter anderem durch Delegation) vergeben werden. ProMIS ist seit Sommer 2009 im (internationalen) Einsatz.

Über die Autoren:
Dipl.-Ing.Martin Rudolph
Geschäftsführer und Gesellschafter der Tiba Technologieberatung GmbH
Schwerpunkt seiner Tätigkeit ist die Auswahl und Einführung von PM Software, die Methoden- und Prozessberatung sowie die Integration und Vernetzung von Planungs- und Steuerungssoftware.

Dipl.-Math.Dr. Helmut Wagner
Gesellschafter der Tiba Technologieberatung GmbH
Leitender Software Entwickler mit dem Schwerpunkt Konzeption, Entwicklung und Implementierung unternehmens- spezifischer Planungs- und Steuerungssoftware (Projekt- und Vorhabensmanagement).

(c)Tiba Technologieberatung GmbH
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