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12.09.2018 11:07 Age: 7 days
Category: aktuelles
By: Tiba- Tech Web Team

Tiba Projektmanagement News: aXc-Project 8.0 – SharePoint-Projektmanagement, aber einfach

Neues aus dem ProjektMagazin, Autor Dr. Mey Mark Meyer


 

aXc-Project ist eine umfangreiche Multiprojektmanagement-Lösung, die auf Microsofts Datendrehkreuz "SharePoint" aufsetzt, sich jedoch durch ihr aufgabenorientiertes Bedienkonzept davon abhebt. Zusätzlich zu klassischen Funktionen für das Multiprojektmanagement sowie die Projektplanung und -steuerung unterstützt die Software auch agile Methoden. Eine Besonderheit ist die ausgeklügelte Taskboard-Funktionalität mit individuell gestaltbaren Boards. Neu dazugekommen sind u.a. ein Angebotsmanagement und eine Schnittstelle zu JIRA. Dr. Mey Mark Meyer hat sich die aktuelle Version für Sie angesehen.

Eine Projektmanagement-Software ist im besten Fall die zentrale Informationsplattform für alles, was mit Projekten zusammenhängt. Was liegt da näher, als eine solche Software direkt auf Microsofts Informationsdrehscheibe SharePoint aufzusetzen? aXc-Project macht SharePoint zu einer vollwertigen Multiprojektmanagement-Lösung. Dadurch können Projektinformationen leicht mit anderen Geschäftsprozessen verbunden werden. Die Bedienoberfläche weicht dabei mitunter bewusst von den Standard-Konzepten in SharePoint ab, um den Anwendern die Bedienung so einfach wie möglich zu machen.


Aufgabenorientierte Navigation mit Kacheln

"Begeisternd einfach" formuliert der Hersteller seinen eigenen Anspruch an die Software. Um dies zu erreichen, verzichtet aXc-Project auf die üblichen SharePoint-Navigationsbereiche am linken und oberen Rand des Browserfensters. Stattdessen nutzt das Programm große Kachel-Schaltflächen für die Navigation. Ausgehend von der Startseite erreicht der Anwender darüber die einzelnen Arbeitsbereiche. Dort befinden sich jeweils die Funktionen, die für eine bestimmte Aufgabe notwendig sind. Entsprechend der Rolle des Anwenders gibt es somit unter Umständen nur wenige Schaltflächen: Bei einem Teammitglied sind das z.B. eine Übersicht über die eigenen Projekte und Aktivitäten sowie die Aufwandserfassung. Diese einfache, an Aufgaben orientierte Navigation dürfte es auch gelegentlichen Anwendern erleichtern, nach einer Nutzungspause schnell wieder in die Arbeit mit der Software einzusteigen.

Innerhalb der Ansichten stehen dem Anwender die jeweils möglichen und sinnvollen Aktionen zu den dargestellten Elementen zur Verfügung. So kann er z.B. aus der Angebotsübersicht heraus ein Angebot kopieren oder drucken. Abhängig vom Planungsstatus oder den Zugriffsrechten kann es sein, dass u.U. nur eine einzige Aktion sinnvoll ist. Statt dann alle anderen Menüpunkte auszugrauen, ersetzt die Software in diesem Fall das komplette Menü durch einen direkten Link auf diese einzige, zulässige Aktion. Das spart zwar lediglich einen Klick, zeigt aber, dass die Entwickler sich über die Arbeitsabläufe der Anwender intensiv Gedanken gemacht haben.


Multiprojektmanagement – im Browser und auf dem Desktop

aXc-Project bietet alle Funktionen, die man von einer modernen Multiprojektmanagement-Software erwarten kann. Dazu gehört z.B. die Einzelprojektplanung von Terminen und Ressourcen mit einer Gantt-Ablaufplanung. Zusätzlich zu klassischen Methoden unterstützt die Software auch agile Methoden. Darüber hinaus bietet sie nützliche Funktionen für PMOs und Projektverantwortliche, z.B. die Projektvorlagen, die eine standardisierte Vorgehensweise in den Projekten unterstützen.

Das Ressourcenmanagement von Teams und Linien-Abteilungen umfasst ein Skillmanagement sowie die Urlaubsplanung. Das Zusammenspiel zwischen Projekt und Linie erleichtert Ressourcenreservierungen auf Gesamtprojektebene: Sie entkoppeln die Ressourcenplanung der Projekte von denen der Fachteams in der Linie und helfen dabei, beide Planungen dennoch stimmig zu halten. Dazu fragen Projektplaner die für ihr Projekt benötigten Ressourcen bei deren Fachvorgesetzten an. Je nach Planungsstand können solche Anfragen allgemein auf Rollen- bzw. Skill-Ebene gehalten werden oder bereits ganz konkrete Mitarbeiter benennen. Während Projektplaner ein für ihr Projekt reserviertes Ressourcenkontingent bei Bedarf noch detaillierter auf einzelne Arbeitspakete einplanen können, erhalten Führungskräfte anhand ihrer Freigaben eine einfache Übersicht, welche Mitarbeiter in welchem Zeitraum in Projekte entsendet wurden. Um die Details der Einzelaktivitäten in den jeweiligen Projektplanungen brauchen sie sich nicht zu kümmern.

Dank der Workflow-Möglichkeiten, die SharePoint von Haus aus mitbringt, kann aXc-Project selbst komplizierte Projektantragsprozesse unterstützen. Das PMO erhält mit Dashboard-Grafiken und flexiblen Gruppierungsmöglichkeiten den Überblick über die laufenden Projekte sowie über die zur Entscheidung anstehenden Projekt-Kandidaten. Besonderes Augenmerk verdienen die Kosten- und Budgetfunktionen, denn das Programm kann nicht nur verschiedene Budgetkategorien und Gültigkeitszeiträume verwalten, sondern ermöglicht sogar Umbuchungen zwischen den Budgettöpfen. Damit deckt es auch typische ERP-Funktionen ab.

All diese Funktionen stellt aXc-Project in seiner Weboberfläche zur Verfügung. Damit die Ansichten trotz der Funktionsvielfalt nicht überladen wirken und sich auch Gelegenheitsnutzer leicht zurechtfinden, stellt aXc die Funktionen nach Aufgaben getrennt dar. Das verbessert die Übersicht, auch wenn im Gegenzug mitunter ein oder zwei Klicks mehr erforderlich sind, um zwischen verschiedenen Ansichten zu wechseln. 

Zusätzliche Flexibilität mit dem aXc-Client für Windows
Wer regelmäßig und intensiv mit der Software arbeitet, kann auf den aXc-Client für Windows zugreifen. Die Navigation erfolgt über die klar strukturierten Ribbon-Symbolleisten sowie über Strukturbäume – etwa für Projekte und Ressourcen–, die sich links im Fenster befinden. Der aXc-Client punktet insgesamt mit mehr Flexibilität und Profi-Funktionen als die Weboberfläche – zum Preis einer etwas weniger eindeutigen Benutzerführung. Experten, die genau wissen, was sie wollen, kommen damit aber schnell zum Ziel.

Manche Funktionen stehen ausschließlich im Desktop-Client zur Verfügung. Für das intensive Arbeiten mit Kosten, Budgets und Querverrechnungen müssten im Web-Client sonst z.B. zusätzliche Ansichten erstellt werden.


Hybride Projektplanung mit Notizzetteln

Für viele Aktivitäten im Projektalltag ist keine detaillierte Terminplanung erforderlich. Mitunter lässt sich sogar ein komplettes Projekt viel besser mit einer strukturierten Aufgabenverwaltung als mit einem Gantt-Chart planen und steuern. Für solche Zwecke haben sich Taskboards durchgesetzt, die aXc-Project in bemerkenswert flexibler Weise unterstützt.

Wie üblich, werden Aufgaben als Kärtchen dargestellt und auf der Arbeitsfläche des digitalen Taskboards platziert. aXc-Project stellt die Kärtchen dabei wahlweise als klassische Notizzettel oder in einer moderneren Kärtchen-Optik dar. Die Position der Karte richtet sich beim typischen Kanban-Board nach dem Bearbeitungsstatus. Statt die Arbeitsfläche aber wie üblich nur in Spalten zu teilen, erlaubt aXc-Project eine freie Aufteilung der Fläche. So ließe sich beispielsweise unter den Statusspalten noch ein Bereich "Klärung erforderlich" einrichten.

Flexible und vielseitige Taskboards
Auf den Boards können außer Aufgaben auch andere Planungselemente, z.B. Risiken dargestellt werden. Außerdem kann die Software mit mehreren Boards gleichzeitig umgehen, auf denen jeweils die gleichen Elemente erscheinen. Das ermöglicht zusätzliche Perspektiven: Beispielsweise können die anstehenden Aufgaben in der üblichen Spalten-Darstellung nach Bearbeitungsstatus angezeigt werden. Ein weiteres Board könnte die Aufgaben in einer Eisenhower-Matrix zeigen (Dringend/ Wichtig), während ein drittes Board die Aufgaben nach ihrem Risiko-Status gruppiert.

Egal nach welchem Kriterium die Einteilung des Task-Boards erfolgt: Wird eine Karte mit der Maus in einen anderen Bereich der Fläche gezogen, verändert das die entsprechende Eigenschaft der bewegten Aufgabe. So lässt sich nicht nur der Abarbeitungsstand ändern, sondern z.B. eine Aufgabe auch als dringend einstufen oder das mit der Aufgabe verbundene Risiko neu bewerten.

Diese extrem flexiblen Taskboards in aXc-Project können durchaus als Referenz für den Markt dienen. Für Scrum-Projekte sind außerdem die Backlogs und Burndown-Diagramme nützlich, die aXc-Project zur Verfügung stellt. Das Programm ist dadurch auch für agile Methoden geeignet, ohne dass zusätzliche Software erforderlich ist.

Jira-Schnittstelle
Gerade bei Software-Projekten ist als Werkzeug oft schon Atlassian Jira etabliert. In diesem Fall ist es meist sinnvoll, die für Entwickler gewohnte und eventuell auch bereits mit anderen Software-Werkzeugen integrierte Jira-Umgebung zu belassen und aXc-Project mit Jira zu verbinden. Dazu bietet aXc-Project seit der Version 8 eine Standard-Schnittstelle zu Jira. So können beispielsweise die Multiprojektsteuerung und das Budgetmanagement von aXc-Project mit der Produktplanung und Aufgaben-Abarbeitung in Jira kombiniert werden.

Kosten und Erlöse – aXc-Project als Mini-ERP

Eine Projektmanagement-Software, die auch die kaufmännischen Prozesse abdeckt, erreicht oft eine höhere Akzeptanz, weil sie dem Anwender ein Gesamtbild vermitteln kann. Das erspart separate Listen und Kostenübersichten, die zusätzlich gepflegt und mit den übrigen Projektinformationen in Einklang gebracht werden müssten. Die mit der Software erstellten Berichte sind dank der enthaltenen Finanzinformationen direkt für Management-Entscheidungen nutzbar. Darüber hinaus unterstützen leistungsfähige Funktionen zur Kosten- und Budgetplanung das interne Finanzcontrolling.

Neues Modul "Angebots- und Rechnungswesen"
Mit der Version 8 hat aXc-Project das Angebots- und Rechnungswesen als neues Modul eingeführt. Anwender können damit Projekte kalkulieren und die erbrachten Leistungen anschließend extern abrechnen. Zum neuen Modul gehört zunächst einmal die Kundenverwaltung, in der Kunden mit den zugehörigen Ansprechpartnern erfasst werden. Auch Kundenstrukturen, z.B. die einzelnen Niederlassungen eines Unternehmens, lassen sich abbilden.

Für Kunden können manuell Angebote und deren Angebotspositionen angelegt werden. Eine Übernahme aus der Projektplanung ist (noch) nicht möglich, ein bereits erstelltes Angebot lässt sich jedoch mit der Projektplanung verbinden. Dazu werden den jeweiligen Angebotspositionen die zugehörigen Projektaufgaben zugeordnet. Das ist vor allem bei Projektdienstleistungen hilfreich: Wird später eine Rechnung erstellt, zeigt aXc-Project an, wie viel Aufwand in einem bestimmten Zeitraum auf die verbundenen Projektaktivitäten zurückgemeldet wurde. Bei einer Abrechnung nach Aufwand kann der Anwender diese Werte dann in die Rechnungsposition übertragen.

Mit den Funktionen für das Angebotsmanagement macht aXc-Project sicherlich keinem ERP-System Konkurrenz. Für kleine und mittlere Unternehmen, deren Geschäft personal- und projektorientiert ist, kann die Software im Zusammenspiel mit einer Finanzbuchhaltung allerdings durchaus ausreichen.


Systemvoraussetzungen

Technisch gesehen setzt aXc-Project auf Microsoft SharePoint auf. Wer SharePoint kennt, bemerkt das aufgrund der typischen SharePoint-Optik von Listen und Eingabefeldern. Ansonsten besitzt die Software ihre eigene Bedienoberfläche, die für die Navigation vor allem auf Kachel-Schaltflächen und Direktaktionen setzt. Spezielles SharePoint-Wissen ist daher zur Bedienung nicht nötig. Für Administratoren, die bereits Erfahrung mit SharePoint haben, vereinfacht diese Architektur die Konfiguration und Entwicklung von Schnittstellen zu anderen Systemen. Außerdem steht so eine gute Integration mit Office-Produkten zur Verfügung und eventuell bereits vorhandene SharePoint-Listen lassen sich leicht einbinden.

Die Anwender benötigen auf ihren Rechnern einen der gängigen Browser – lediglich der aXc-Client für Windows erfordert eine gesonderte Installation. Soll aXc-Project auf eigenen Servern laufen, ist SharePoint eine zwingende Voraussetzung, was zugleich Microsofts SQL-Server zur Datenbank der Wahl macht. Alternativ dazu bietet der Hersteller an, die Server-Komponenten als "Cloud-Variante" zu betreiben. Über die Website des Herstellers kann die Cloud-Variante gebucht und bis zu einem halben Jahr ausgiebig und kostenlos getestet werden.


Lizenzbedingungen

aXc-Project ist wahlweise als Lizenz für den Betrieb auf eigenen Servern oder als Software as a Service (SaaS) gegen monatliche Mietzahlungen verfügbar. Das Lizenzmodell ist einfach gehalten und unterscheidet zwischen den beiden Lizenzarten "Full-Active-User" und "Active-User". Full-Active-User-Lizenzen sind z.B. für Linienmanager, Ressourcenmanager, Programmmanager, Projektmanager und PMO-Mitarbeiter erforderlich, während für Projektmitarbeiter ohne Planungsaufgaben die Active-User-Lizenz ausreicht. Preise nennt der Anbieter auf Anfrage.


Fazit

Als Multiprojektmanagement-Software bietet aXc-Project eine interessante Mischung aus klassischen Funktionen für das Multiprojektmanagement, die Projektplanung und -steuerung sowie Funktionen für die alltägliche Projektarbeit. PMOs profitieren von der guten Anpassbarkeit der Lösung sowie den Dashboards und Workflows, die vor allem auch der zu Grunde liegenden SharePoint-Technologie zu verdanken sind. Diese tiefe Integration in Microsofts Datendrehkreuz ist ein herausragendes Merkmal von aXc-Project.

Mit den neuesten Versionen hat es der Hersteller geschafft, die Software in der Wahrnehmung der End-Anwender weitgehend unabhängig von SharePoint zu machen. Dazu trägt vor allem das aufgabenorientierte, rollenbasierte Bedienkonzept bei. Das jüngst ergänzte Angebotsmanagement ist ein erster Schritt, der insbesondere projektorientierten Dienstleistern deutlich entgegenkommen dürfte.

Beeindruckend ist auch die Taskboard-Funktionalität. Wie bei kaum einer anderen Software verstehen es die Entwickler, das vom Prinzip her einfache Konzept der Taskboards zu einer für den Projektalltag integrierten Gesamtlösung auszubauen. Anwender können die Boards individuell gestalten und Planungsobjekte auf nahezu frei definierbaren Taskboard-Flächen abhängig von Eigenschaften – z.B. Bearbeitungsstatus, Risikoeinschätzung und Teamzugehörigkeit – anordnen. Das macht die Software zu einer umfangreichen Multiprojektmanagement-Lösung, die sich für die Mitglieder der Projektteams dennoch wie ein einfaches Aufgabenmanagement anfühlen kann.

Lesen Sie den gesamten Artikel im ProjektMagazin.


Quellenangabe: (c)ProjektMagazin

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