News Aktuell

< Tiba Tech Fujitsu News: Studie zeigt, Unternehmen setzen bei steigenden Storage-Anforderungen im Rechenzentrum zunehmend auf Flash-Systeme – und erhöhen Innovations-Budgets
09.01.2019 10:11 Age: 12 days
Category: aktuelles
By: Tiba- Tech Web Team

Tiba Projektmanagement Aktuell: Visio – das Diagrammtool für Projektmanager

Neues aus dem ProjektMagazin, Autor Senaj Lelic



Informationen lassen sich durch Diagramme oft einprägsamer vermitteln als durch Text und Zahlen. Das Visualisierungstool-Tool Microsoft Visio bietet genau dafür eine Fülle von Vorlagen zur Visualisierung jeglicher Art von Geschäftsprozessen. Es ist einfach zu bedienen und ermöglicht mit der neuen "Data Visualizer"-Funktion, Diagramme per Datenverbindung automatisiert zu erzeugen. Senaj Lelic hat sich die aktuelle Version von Visio für Sie angesehen.

Ein wichtiger Teil der Projektarbeit ist die Kommunikation, bei der es darum geht, Informationen in einfach verständlicher Form zur Verfügung zu stellen – und das so schnell und effizient wie möglich. Mit dem Gantt-Diagramm zur Darstellung der Projektplanung sind sicher die meisten Projektmanager vertraut. Für eine umfassende und effiziente Kommunikation bedarf es im Alltag jedoch noch weiterer Darstellungsformen.

Hier setzt Microsoft Visio an, das sich zur Visualisierung jeglicher Art von Geschäftsdiagrammen eignet. Das Tool, das seit 1991 auf dem Markt und in seinem Bereich Marktführer ist, bedient im Gegensatz zu Microsoft Project jede schematische, zweidimensionale Abbildung. Es gibt also nicht den typischen Anwendungsbereich oder die typische Abteilung, in der Visio primär zum Einsatz kommt, sondern Visio unterstützt die gesamte Organisation.

Um den unterschiedlichen Anforderungen einer Organisation zu entsprechen, liefert Visio eine Fülle verschiedener Vorlagen mit. Diese bestehen aus sogenannte Shapes – das sind vorbereitete Komponenten, bzw. Formen, die als Grundelemente für die Diagrammerstellung dienen und spezifisch für die einzelnen Anwendungsgebiete konzipiert sind.

Visio als das Diagrammtool
Als klassisches Diagrammtool präsentiert Visio zunächst eine Übersicht aller verfügbaren Vorlagen, auf Wunsch gefiltert nach Anwendungsgebieten. Als Hilfestellung bietet Visio im Startbildschirm auch die "Empfohlenen Suchbegriffe" an, die auch Vorlagen aus dem Web berücksichtigen. Je nach Vorlage öffnet Visio entweder sofort ein neues Diagramm oder zeigt zunächst Zusatzoptionen.

Mit "Starter-Diagrammen" schneller zum Ziel
Für Anwender, die schnell zum Ziel kommen wollen, sind die sogenannten "Starterdiagramme" eine praktische Unterstützung. Der Anwender öffnet dabei ein bereits befülltes Diagramm einschließlich einer Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie er dieses vervollständigen kann. Er muss lediglich noch seine Daten eintragen, über das Layout braucht er sich jedoch keine Gedanken zu machen. Microsoft erweitert die Vorlagen nach und nach um diese Zusatzoption, derzeit steht sie vor allem bei Flussdiagrammen ("Swimlane-Diagram") zur Verfügung.


Daten und Diagramme

Sollen im Visio-Diagramm zusätzlich Daten und Metadaten enthalten sein, lassen sich diese mit Hilfe der Shape-Daten direkt in der Datei speichern. Auch umfangreiche Daten lassen sich so eingeben und speichern und müssen nicht – wie bei Zeichenprogrammen – als Werte oder Text in das Diagramm "hineingemalt" werden.

Ebenso können Diagramme auch permanent mit externen Datenquellen verknüpft und so stets auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Aktiviert wird die Funktion über das Menüband "Daten", wobei Visio zwei Vorgehensweisen anbietet: Eine manuelle Verknüpfung von Shapes mit Datensätzen im Menü "benutzerdefinierter Import" und eine automatische Erkennung der Verknüpfung anhand eines Metadatums im Menü "Schnellimport". Voraussetzung für die Datenverknüpfung ist die Version "Visio Professional Edition" oder die entsprechende Online-Version "Visio Online Plan 2".

Diagramme automatisch erstellen ("DataVisualizer")
Neu in Visio ist die Möglichkeit, ein Diagramm komplett aus einer Datenquelle zu erzeugen ("Aus Daten erstellen"). Angeboten wird die Funktion derzeit für das "Standardflussdiagramm" sowie für horizontale und vertikale "funktionsübergreifende Flussdiagramme". Die gerade im Prozessmanagement so wichtigen Flussdiagramme lassen sich so datentechnisch in einer Datenquelle vordefinieren und dann von Visio vollautomatisch erstellen. Auf Wunsch verknüpft Visio das Diagramm auch permanent mit der Datenquelle. Aktualisierungen müssen dann nur noch in der Datendatei eingetragen werden – das Diagramm aktualisiert sich von selbst.


Einsatzmöglichkeiten im Projektmanagement

Welche Diagrammarten und Funktionen für die Projektarbeit am hilfreichsten sind, lässt sich nicht pauschal sagen. Nachfolgend einige Vorschläge für mögliche Diagramm-Strukturen.

Prozesse im Change-Management darstellen
Prozesse bzw. Prozessveränderungen bei Change-Projekten lassen sich am besten in Form von Flussdiagrammen abbilden. Dies ist entsprechend eine der größten Kategorien von Visio. Mit dem Kategorienfilter "Flussdiagramme" erhalten Sie eine entsprechende Auswahl.

Besonders interessant sind die mit einem Excel-Symbol markierten Vorlagen. Visio bietet hier an, das Diagramm direkt aus einer Datendatei zu erzeugen und liefert die notwendige Excel-Vorlage gleich mit. Diese neue Funktion "DataVisualizer" (siehe Abschnitt "Diagramme automatisch erstellen") automatisiert die Erstellung vieler Diagrammarten und erspart dem Anwender somit Arbeit und Zeit. Zur Verfügung steht die "DataVisualizer"-Funktion den Abonnenten der Lizenzvariante "Visio Online Plan 2". Derzeit stellt Visio zwei "Datenschnellansicht"-Varianten des funktionsübergreifenden Flussdiagramms zur Verfügung (horizontal oder vertikal).

Microsoft Visio bietet für Flussdiagramme verschiedene Notationen an, unter anderem EPK, ISO und BPMN. Der Anwender ist somit nicht an eine bestimmte Darstellungsform gebunden, sondern kann diejenige Notation verwenden, die im Projekt sinnvoll ist. Sofern die Metadaten identisch sind können verschiedene Notationen auch kombiniert werden.

Organisationsstrukturen visualisieren
Egal ob man die Struktur eines Unternehmens, einer Abteilung oder die Struktur der Projektorganisation abbilden möchte, Visio stellt auch für diesen Zweck eine Vielzahl von Vorlagen zur Verfügung. Microsoft hat die Vorlagen im Laufe der Zeit gründlich überarbeitet, die Organigramme sehen moderner aus und es wurde eine Reihe von "Starter-Diagrammen" hinzugefügt.

Der Anwender hat die Möglichkeit im gerade geöffneten Diagramm zwischen verschiedenen Designs und Layouts zu wechseln. Ebenso können nun – endlich – Bilder der Mitarbeiter hochgeladen werden. Was noch fehlt, ist eine Anbindung der Organigramme an den DataVisualizer. Hier ist noch der alte Datenimport im Einsatz. Zu hoffen bleibt, dass Microsoft diesen letzten Schritt auch bald vollzieht.


Mit Visio im Browser arbeiten – Visio Online

Lange Zeit konnten Anwender Visio nur im "Fat client" also in der zu installierenden Windows-Anwendung verwenden. Es gab zwar einen Viewer für Visio-Dateien, der diese auch ohne installiertes Visio öffnete. Eine Browserversion – wie es sie z.B. für Word, Excel, PowerPoint und OneNote gibt – fehlte jedoch. Microsoft arbeitet seit 2017 daran, das zu ändern und stellt seit einiger Zeit "Visio Online" zur Verfügung, das es derzeit nur als Komponente eines Office 365 Abonnements gibt.

"Visio Online" läuft analog z.B. zu "Word Online" komplett im Browser und erlaubt es, Visio-Dateien zu öffnen, sofern diese entweder in SharePoint abgelegt oder in Microsofts Cloud-Speicher OneDrive gespeichert sind. Der Anwender erspart sich somit die Installation eines Viewers. Nachdem er eine Visio Datei ausgewählt hat, öffnet sich diese in einer Arbeitsumgebung, in der der Anwender – wie im Visio Client auch – Shapes platzieren und neue Schablonen hinzufügen kann. Wie bei den Online Versionen der anderen Office Produkte auch, ist der Funktionsumfang im Vergleich zum installierten Produkt reduziert, reicht aber für das Erstellen einfacher Diagramme. Dem Nutzer fehlt zwar z.B. die Option der Datenverbindungen oder der Datenschnellansicht („DataVisualizer“), der überwiegenden Nutzung von Fluss- und Netzwerkdiagrammen steht aber nichts im Weg.

Ebenso kann Visio Online zum Editieren bestehender Diagramme verwendet werden. Editiert werden können vorerst allerdings nur Diagramme, für die es eine Online Vorlage gibt, also z.B. Venn-Diagramme oder funktionsübergreifende Flussdiagramme. Bleibt zu hoffen, dass Microsoft dies bald behebt und erweitert.

Diagramme in Visio Online anzusehen und zu bearbeiten, hat den großen Charme, dass Visio nicht installiert werden muss. Das ist besonders für Anwender attraktiv, die nicht permanent mit Microsoft Visio arbeiten. Sie können dennoch Diagramme erzeugen und verändern.

Visio mit Edit Funktionen im Browser – "Visio Online Plan 2"
Unter der Bezeichnung "Visio Online Plan 2" stellt Microsoft eine erweiterte Version von "Visio Online" mit Editierfunktion im Browser zur Verfügung, das auf dem Weg zu einem vollwertigen Visio im Browser ist. Es ist nicht zu erwarten, dass es den installierten Client ersetzen soll. Es ist eher eine Option für Gelegenheitsanwender oder Anwender, die auf ihrem Rechner keine Software installieren wollen oder dürfen.


Systemvoraussetzungen und Lizenzen

Installationsmöglichkeiten bestehen auf Windows 8 und Windows 10. Die Online Nutzung ist über alle Browser möglich.

Im Vergleich zu den Anfängen und insbesondere seit Visio Online hat sich die Lizenzierung verändert. Folgende Wege stehen zur Verfügung, um mit Visio arbeiten zu können:

  • Visio Standard 2019: die Grundversion von Visio (ungefähr 215 Euro)

  • Visio Professional 2019: identische Funktionen wie Visio Standard, jedoch mit zusätzlichen Vorlagen, Schablonen und Add-Ins sowie der Funktion zur Datenanbindung (ungefähr 330 Euro)

  • Visio Online Plan 1: die Grundvariante von Visio Online – zum Ansehen von Visio Dateien im Browser, jedoch ohne Editierfunktion (ca. 5,10 Euro pro Monat / Lizenz)

  • Visio Online Plan 2: die erweiterte Lizenzvariante von Visio Online mit Editierfunktion im Browser.
    Die Lizenz bietet die Möglichkeit, eine Visio-Version zu installieren, die vom Funktionsumfang der Professional Version entspricht und darüber hinaus einige zusätzliche Funktionen bietet, wie z.B. den Datavisualizer (ca. 15,20 Euro pro Monat und Lizenz).


Fazit

Microsoft Visio ist ein einfach zu bedienendes aber mächtiges und universelles Diagrammtool. Es ermöglicht besonders dem Projektmanager auch alle Aspekte des Projekts zu visualisieren und einfach zu kommunizieren. Visio beschränkt sich nicht auf ein Einsatzgebiet, sondern ist für die gesamte Organisation und jede Art von Abbildung geeignet – bei einfachster Bedienung.

Lesen Sie den gesamten Artikel im ProjektMagazin.


Quellenangabe: (c)ProjektMagazin

Sie sind auf der Suche nach PM Softwarelösungen für Ihr Unternehmen?
Die Projektspezialisten der Tiba Technologieberatung GmbH beraten Sie gerne.
Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme für eine unverbindliche Erstberatung.

 

 


Kontakt

Tiba Technologieberatung GmbH
Wittenbergplatz 1
10789 Berlin
Tel:  +49 30 236 345 0
Fax: +49 30 236 345 19
info(at)tiba-tech.de
Kontaktdaten
Kurzprofil zum Unternehmen

Latest News

16.01.2019

Tiba Tech microTOOL Aktuell: Requirements Engineers effizient eingesetzt

Neues aus dem microTOOL Blog - Ein Gastbeitrag von René Buschweiter

Category: aktuelles

16.01.2019

Tiba Tech Microsoft News: Support-Ende Windows Server 2008/2008 R2 und SQL Server 2008/2008 R2 – So gelingt der Umstieg

Am 14. Januar 2020 endet der erweiterte Support für Windows Server 2008/2008 R2, am 9. Juli 2019 für SQL Server 2008/2008 R2. Microsoft wird für diese Versionweiter

Category: aktuelles

Tiba soziale Netzwerke

Tiba Blog
Tiba Magazin