MS Excel zur Toolunterstützung im Projektmanagement: Ausweg oder Irrweg?

Laut einer Studie des Marktforschungs- und Beratungsunternehmen techconsult aus dem Jahr 2014, ist Microsoft Excel das meistgenutzte Projektmanagement-Tool im deutschen Mittelstand. 53 Prozent der Unternehmen planen demnach ihre Projekte mit dem klassischen Tabellenkalkulations-Programm. Im Gegensatz zu Standard-Programmen, die speziell für das Projektmanagement konzipiert wurden, wie beispielsweise MS Project, spricht für Excel, dass das Programm auf vielen Computern im Unternehmen standardmäßig installiert ist und einzelne Excel-Dateien schnell auf neue Gegebenheiten oder Bedürfnisse angepasst werden können. Zudem fällt der Mehrheit der Projektmitarbeiter der Umgang mit Excel leicht, sodass keine großen Investitionen in Schulungen notwendig sind. 

Nichtsdestoweniger bringt der Einsatz von Excel als PM-Tool auch Nachteile mit sich. Die Daten zwischen einzelnen Excel-Tabellen müssen manuell übertragen werden. Eine Automatisierung über VBA-Makros ist oft fehleranfällig. Bereits kleine Änderungen im Excel-Datenblatt führen möglicherweise zu fehlerhaften Bezügen und gefährden die korrekte Funktionsweise. Ferner ist die Aktualität aller Projektdaten und eine zeitnahe Interaktivität schwierig zu gewährleisten. Reports können nur umständlich generiert werden oder einzelne Ressourcen sind über mehrere Tage im Monat mit der Datenkonsolidierung beschäftigt. Nicht zuletzt können mögliche Probleme auftreten, sofern User zeitgleicher Zugriff auf ein Datenblatt eingeräumt werden muss.

Im Folgenden soll eine Möglichkeit aufgezeigt werden mit der eine höhere Performanz einer PM-Tool-Lösung über Excel erreicht werden kann - bei gleichbleibender Usability aus Benutzersicht. Die Lösung wird anhand eines klassischen Anwendungsfalls aufgezeigt in dem für jedes Projekt eine Excel-Datei angelegt wird, die auf einem vordefinierten Standard basiert. Die Standard-Dateien dienen dazu, den Projektfortschritt und die einzelnen Arbeitsschritte zu dokumentieren.

 

 

Weitere Anforderungen an das System sind:

• Die Projektdaten aus den Einzeldateien sollen zu einer Multiprojekt-Übersicht aggregiert werden können

• Die Projektleiter möchten aus den Einzeldateien Statusreports generieren, um diese an das höhere (Projekt-) Management weiterzuleiten

• Sofern Mitarbeiter in unterschiedlichen Projekten zeitgleich eingebunden sind, sollen auf Mitarbeiterebene individuelle To-Do Listen aus den Einzelprojektdateien generiert werden.

 

Nachfolgende Grafik zeigt auf wie diesen Anforderungen durch die Anbindung eines Excel-Frontends an eine SQL-Datenbank entsprochen werden kann.

 

 

Insbesondere ermöglicht die Anbindung an eine zentrale Datenbank, dass:

 alle Projektdaten in einer zentralen Datenbank gespeichert sind. Die Multiprojektübersicht ist somit jederzeit auf dem aktuellen Stand. Eine manuelle oder semi-automatische Übertragung der Daten ist nicht notwendig;

 eine gleiche, nachvollziehbare Datengrundlage für Projektleiter, Controlling und Project Management Office gewährleistet ist;

 die Projektleiter können aus der Datenbank heraus das Reporting für das Controlling oder das höhere Management generieren;

 die Daten aus anderen Systemen (ERP, CRM etc.) über eine Schnittstelle (z.B. WebServices) in das System eingebunden werden können;

 ein lediglich geringer Change Management Aufwand notwendig ist, da das vertraute Excel-Frontend beibehalten werden kann. 

Die Kosten für eine professionelle und vom Fachmann betreute Umsetzung der Datenbankanbindung sind abhängig von der Anzahl der Einzelprojekte sowie der Anzahl der Nutzer. Außerdem macht es einen Unterschied ob eine Datenbank installiert werden muss oder auf eine bestehende Datenbank zurückgegriffen werden kann. In der deutlichen Mehrzahl der Fälle liegen die Implementierungskosten einer solchen Lösung jedoch deutlich unter den Kosten für die Implementierung einer Standard-Software, wie beispielsweise MS Project. 

Hinzu kommen bei der Wahl einer Standardlösung Kosten für das Customizing und die Anpassung an die bestehende Planungssystematik. Diese könnten je nach Ausprägung in der gleichen Größenordnung wie die Lizenzkosten - oder höher – liegen; vorbehaltlich der Entwicklung eines Pflichtenheftes. Durch einen hoher Change Management Aufwand sind weitere Kosten für die Schulung der Anwender zu kalkulieren.

Ist Excel als Projektmanagement-Tool also Ausweg oder Irrweg? Richtig ist, dass Excel mit zunehmender Reife des Projektmanagements an seine Grenzen stößt. Richtig ist aber auch, dass gerade kleine und mittelständische Unternehmen durch die Datenbankanbindung an ein Excel-Frontend mit überschaubaren Kosten ihre Toolunterstützung im Projektmanagement signifikant verbessern können ohne in ein teures Standard-System investieren zu müssen.


Über den Autor:
Stephan Brügger, Entwickler und Berater der Tiba Technologieberatung GmbH.

Der diplomierte Informatiker arbeitet seit 2009 für die Tiba Technologieberatung GmbH und hat in der Vergangenheit u.a. Excel-Lösungen zur Projektmanagementunterstützung für Unternehmen aller Größenordnungen aus der Automobil, Luft- und Raumfahrt sowie aus dem verarbeitenden Gewerbe konzipiert und entwickelt.

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