Zeitrückmeldung und -genehmigung in Planview leicht gemacht

Die Zeiterfassung ist in Planview als Standardfunktion integriert. Unternehmen mit umfassenden Anforderungen an die Zeitrückmeldung und -genehmigung stehen jedoch oft vor dem Problem, dass diese über Planview nicht optimal abgebildet werden können. Um hier Abhilfe zu schaffen, hat die Tiba Technologieberatung GmbH einen Prototyp für die Zeitrückmeldung und -genehmigung entwickelt, der auf MS SharePoint Formularen basiert und so eine verbesserte Übersichtlichkeit und intuitivere Bedienbarkeit gewährleistet. Gleichzeitig bleibt die vollständige Funktionalität der entsprechenden Oberflächen in Planview erhalten.

Die Oberfläche zur Zeitrückmeldung ist in zwei Abschnitte aufgeteilt. Der linke Teil der Seite enthält eine Auswahl der Kalenderwochen. Der rechte Hauptteil der Seite beinhaltet die eigentliche Eingabemaske zur Zeitrückmeldung.

Die Auswahl der Kalenderwochen bietet alle Informationen, welche auch in Planview verfügbar sind (Periodenbeginn, Status). Zusätzlich sollen Kalenderwochen welche aus mehreren Perioden bestehen (Auftrennung am Monatsanfang) an der Oberfläche zu einer Periode zusammengefasst werden. Die Tabelle soll auch nach Status sortierbar sein.

Die Eingabemaske wird unterteilt in die Bereiche „Zuweisungen“ und „Favoriten“. Der Abschnitt für Zuweisungen enthält alle in der jeweiligen Periode bestehenden Zuweisungen des angemeldeten Benutzers. Zusätzlich werden Start- und Enddatum der Zuweisung, sowie Plan-, Ist- und Restaufwand angezeigt. Die Eingabe der Zeiten kann pro Wochentag oder als Summe für die ganze Woche erfolgen. Bei einer Abweichung vom Planwert wird der Anwender darüber informiert und kann entscheiden, ob der Restaufwand entsprechend angepasst werden soll. Dadurch kann eine Verschiebung der Zuweisung beim nächsten Progressing verhindert werden.

Der Abschnitt Favoriten, enthält eine Auswahl der Autorisierungen des Benutzers, die von diesem getroffen wird. Über ein weiteres Menü können diese aus allen Autorisierungen ausgewählt werden. Die Eingabe der Zeiten erfolgt analog. Da keine Planwerte vorhanden sind, gibt es hier weder eine Anzeige noch eine Benachrichtigung.

Die Oberfläche zur Genehmigung entspricht im Layout der Zeitrückmeldung. Die Auswahl der Kalenderwoche erfolgt ebenfalls auf der linken Bildschirmseite. Die Genehmigungsmaske befindet sich auf dem rechten Hauptteil der Seite.

In der Standardansicht sind die zu genehmigenden Vorgänge nach Ressourcen sortiert und können einzelnen auf- und zugeklappt werden. Die Auswahl der zu genehmigenden oder abzulehnenden Vorgänge erfolgt entweder für alle zugleich, für eine komplette Ressource oder einen einzelnen Vorgang. Als weitere Ansicht kann die Auflistung der Vorgänge auch nach Projekten sortiert werden.

Entsprechend kann die Auswahl der Vorgänge dann für alle, ein Projekt oder einen einzelnen Vorgang erfolgen.

Architektur
Alle Aktionen auf der Oberfläche die keine Kommunikation mit dem Server erfordern werden clientseitig über JavaScript gesteuert. Dadurch ist eine flüssige Bedienung ohne unnötige Warte- und Ladezeiten sichergestellt. Die Kommunikation mit dem Server erfolgt über AJAX-Aufrufe, so dass die Oberfläche durchgehend zur Verfügung steht und nur einzelne Teile der Seite neu geladen werden.

Die serverseitige Kommunikation mit der Datenbank erfolgt über Webservices. Dabei werden für sämtliche schreibenden Zugriffe auf die Datenbank ausschließlich von Planview zur Verfügung gestellte Services genutzt. Dadurch werden zwei Dinge sichergestellt. Zum einen, dass alle Schreibvorgänge korrekt ausgeführt werden und alle zugehörigen Datensätze vollständig aktualisiert werden. Zum anderen wird von Planview garantiert, dass diese Services auch in zukünftigen Versionen von Planview zur Verfügung stehen und die Schnittstellen dabei erhalten bleiben. Für die lesenden Datenbankzugriffe werden zunächst selbstentwickelte Webservices genutzt, da die benötigte Funktionalität derzeit noch nicht vollständig von Planview Services abgedeckt wird. Allerdings wird der Umfang der angebotenen Webservices von Planview stetig erweitert und es ist zu erwarten, dass in Zukunft die komplette Kommunikation mit der Datenbank mit deren Hilfe umgesetzt werden kann.

Sicherheitskonzept
Das Login des Anwenders in SharePoint erfolgt mittels SSO und seinem Windowsaccount. Darüber kann die Verbindung zu seinem Planviewaccount hergestellt werden. Auf diesem Wege ist sichergestellt, dass jeder Anwender nur Zugriff auf Daten bekommt, auf die er berechtigt ist. Dabei wird über das Berechtigungskonzept von Planview geprüft ob eine Berechtigung zur Zeitrückmeldung bzw. Genehmigung besteht.

Vorteile auf einen Blick
Der Prototyp wurde für Unternehmen entwickelt, die Planview im Projektmanagement im Einsatz haben und auf der Suche nach einer erweiterten, übersichtlichen und intuitiven Lösung für die Zeitrückmeldung und -genehmigung sind. Insbesondere bietet der entwickelte Prototyp die folgenden Vorteile:
- Abbildung aller Funktionen der Originaloberflächen aus Planview
- Gleichartige Ansicht für Rückmeldung und Genehmigung
- Zusammenfassung von Perioden zu Kalenderwochen
- Farbliche Markierung des Status mit Priorisierung für Sortierfunktion
- Kalender sortierbar nach Datum und Status
- Auswahl der Favoriten aus allen Autorisierungen
- Rückmeldung für Wochentag oder ganze Woche
- Benachrichtigung bei Abweichung vom Planwert (für Zuweisungen)
- Geringer Wartungsaufwand bei der Migration auf eine neue Version von Planview


Über den Autor:
Sebastian Urbas Software-Entwickler, Tiba Technologieberatung GmbH

Der Tätigkeitsschwerpunkt des ausgebildeten Fachinformatikers liegt in der Beratung, Entwicklung, Implementierung und Schulung für verschiedene Projektmanagement-Systeme sowie der Beratung und Entwicklung für verschiedene Datenbanksysteme (MySQL, MS SQL Server).

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