Diese Vorteile bietet Ihnen die Zeiterfassung mit einer PM-Software

 

Im heutigen Arbeitsleben kommt das Projektgeschäft immer mehr zum Tragen. Vor allem für das eigene Projektcontrolling, aber auch für externe Zeitnachweise ist eine Zeiterfassung sehr wichtig. Oft gestaltet sich die Zeiterfassung jedoch als lästige Arbeit, weshalb es sinnvoll ist, einen effizienten Weg zur Zeiterfassung zu finden.  

Mit einer spezialisierten Software ist es nicht nur einfacher und komfortabler, Zeiten zu erfassen. Zudem bietet es die Chance insgesamt das Projektmanagement im Unternehmen zu professionalisieren. Die vorliegenden Daten ermöglichen darüber hinaus, eine fortlaufende Analyse für das Projektcontrolling.

Die Vorteile
Wie erfassen Sie derzeit die Arbeitzeiten Ihrer Mitarbeiter? Mit Stundenzetteln? In einer Excel-Tabelle? Diese Arbeit ist mühsam und zeitaufwendig. Mit einer entsprechenden PM-Software zur Zeiterfassung kann der manuelle Aufwand auf ein Minimum reduziert werden. Es spielt dabei keine Rolle, in welcher Branche Ihr Unternehmen tätig ist.

Von den folgenden Vorteilen kann jedes Unternehmen profitieren:

  • Zeiterfassung für jedes Projekt kann mühelos ablaufen
  • Projekt- und Aufwandsbezogene Daten liegen jederzeit vor
  • Einsparung von Zeit und somit auch Kosten (z.B. automatische Datenübertragung für die Entgeltabrechnung)
  • Erhöhung der Effizienz (z.B. Nutzung von Arbeitszeitkonten)
  • Hohe Effektivität (z.B. Überstundenreduzierung, Minimierung von Fehl- und Leerlaufzeiten)
  • Möglichkeit der optimalen Planung (z.B. automatische Übertragung aller erfassten Daten in die unternehmerische Kalkulation)
  • Höhere Flexibilität (z.B. aufgrund einer getrennten Erfassung von unterschiedlichen Arbeitsschritten oder Tätigkeiten)
  • Mitarbeiter sind zufriedener (z.B. aufgrund der Einführung einer flexiblen Gestaltung der Arbeitszeiten zur besseren Vereinbarung von Beruf und Familie)
  • Vertrauen im Unternehmen wird deutlich gesteigert (z.B. aufgrund der Transparenz, die durch die Zeiterfassung geliefert wird)
  • Projektcontrolling erfolgt gezielt (z.B. Mitarbeiterübersichten von Arbeitszeitprofilen, Stundensätzen und Abwesenheiten in Form von Tabellen und Grafiken)
  • Transparenz (z.B. aktuelle Buchungsdaten, übersichtliche Auswertungen von Projekten zu Projektzeiten und auch allen Tätigkeiten)
  • Überblick über die Anwesenheit von Mitarbeitern wird gewährleistet
  • Überblick über Kosten
  • Erstellung von präzisen Analysen

Auch wenn eine Einführung einer Zeiterfassung zu Beginn zuerst einmal selbst Zeit und Kosten in Anspruch nimmt, sind Einsparungen durch das hohe Potential an Effizienzsteigerungen in der Regel kurzfristig realisierbar.

Eine elektronische Zeiterfassung ist deutlich preisintensiver, da hier Hardwareterminals und auch Chipkarten benötigt werden. Oftmals ist es bei dieser Art der Zeiterfassung zudem schwierig, die tatsächlich erfassten Arbeitszeiten einzelnen Projekten und Aufgaben zuzuordnen, und diese Informationen dem Projekt-Management zugänglich zu machen. 

Ganz gleich für welche Lösung man sich auch entscheidet: Wichtig ist, dass angefallene Aufwände einfach, projektbezogen und detailliert erfasst werden können. Durch die Analyse und Auswertung der erfassten Informationen können laufende Projekte besser gesteuert, Prozesse optimiert und wichtige Erkenntnisse für künftige Projekte gewonnen werden.

Der Autor
Steffen Jung ist Leiter Marketing bei braintool software GmbH, www.braintool.com, Anbieter von Projektmanagement Software. Er verfügt über umfangreiche Berufspraxis in den Bereichen Projektmanagement, Zeitmanagement, Software und E-Commerce. braintool bietet mit A-Plan ein PM-Tool, welches im Hinblick auf anwenderfreundliche und für den Nutzer praxistaugliche Aspekte entwickelt wurde.

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